Bezoek- en belnotities

Waarom bezoek- en telefoonnotities?

Professionaliteit is erg belangrijk voor een bedrijf. Interne communicatie verbeter je door elkaar te helpen. Ook tijdens het terugbellen met of een bezoek van een klant of een leverancier is het belangrijk om professioneel over te komen. Een goede terugkoppeling is dus essentieel. Je bent op de hoogte van de reden van het telefoontje of het bezoek en kan de informatie meteen gebruiken. Je hoeft niet meer te vragen wie je aan de lijn hebt, waarvoor iemand belt of waar je het bezoek aan te danken hebt. Degene met het probleem of de vraag hoeft niet twee keer uitleg te geven en jij kunt hem/haar snel en gericht helpen. Door onderling goed te communiceren, vergroot je de tevredenheid.   

Voordelen van bezoek- en telefoonnotities

• Compleet overzicht van gegevens
• Straalt professionaliteit uit
• Verhoogt de klanttevredenheid

Welke gegevens noteer je op een telefoonnotitie?

Een goede telefoonnotitie moet uit bepaalde gegevens bestaan. Zo kun je nooit iemand terugbellen zonder telefoonnummer. Daarbij is het ook belangrijk dat de datum en de tijd wordt vermeld. Het is prettig voor de terugbeller om te weten wat de naam van de beller is, de naam van het bedrijf, of het gaat om een particuliere beller, naar wie er wordt gevraagd, wat het onderwerp van het gesprek is en wat de gewenste actie is. Wil de beller worden teruggebeld of belt hij/zij zelf terug? 

Ook een handig Things-To-Do-Today notitieboekje om je werkdag zorgvuldig te plannen zijn hier te koop. Zo heb je alle zaken overzichtelijk op een rijtje.